E-irsaliye, kâğıt irsaliyenin dijital olarak oluşturulan alternatifidir; malın alıcıya sevkini belgeler. GİB standartlarına uygun olarak elektronik ortamda oluşturulur, iletilir ve saklanır. Yasal çerçevesi 509 sıra numaralı VUK Genel Tebliği ile çizilmiştir.
Kâğıt irsaliye ile e-İrsaliye
- Kâğıt irsaliye: Fiziksel olarak düzenlenen, elle doldurulan ve taşınan belge.
- E-irsaliye: Elektronik düzenlenen, dijital imzayla korunan, elektronik iletilip saklanan belge.
Avantajları
- Maliyet tasarrufu: Kâğıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri kalkar.
- Hız ve verimlilik: Alıcıya saniyeler içinde ulaşır; sevkiyat süreçleri hızlanır.
- Kolay takip ve denetim: Dijital kayıt, şeffaf muhasebe ve hızlı kontrol.
- Hata azaltma: Manuel işlemlerdeki hatalar büyük ölçüde azalır.
- Güvenli ve yasal uyum: GİB standartları, dijital imza ve yetkisiz erişime karşı koruma.
- Anlık bildirimler: Belge durumlarını anında takip.
- Güvenli arşivleme: Yasal süre boyunca dijital saklama, her yerden erişim.
Kullanım süreci
E-irsaliye sevkiyat öncesinde düzenlenir, dijital imzalanır ve GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Alıcı kabul işlemini yapar; belge yasal saklama süresince arşivlenir.
Sektörel kullanım
Lojistik ve taşımacılık: Sevkiyat takibi kolaylaşır. Üretim ve sanayi: Mal hareketleri etkin izlenir. Perakende ve dağıtım: Mal kabul, stok ve envanter yönetimi hızlanır.
Kivi ile e-İrsaliye
Kivi, e-İrsaliye süreçlerini otomatikleştirir; tüm sevkiyat işlemlerini tek platformda, stok ve fatura ile entegre biçimde yönetmenizi sağlar.