İade faturası; satın alınan mal veya hizmetin tamamı ya da bir kısmı geri verildiğinde, hatalı tutar/kalem düzenlemesi gerektiğinde veya sözleşme koşulları karşılanmadığında işlemi kayıt altına alan ve etkilerini muhasebe ile stok üzerinde düzelten faturadır. İade çoğunlukla alıcı tarafından kesilir; bireysel tüketicinin mükellefiyeti olmadığı durumlarda satıcı "satıştan iade" süreciyle düzeltir.
e-Faturada iade nasıl çalışır?
Süreç standart fatura akışıyla benzer ilerler. Fark, belgenin "Fatura Tipi: İADE" olarak işaretlenmesi ve iadeye konu orijinal faturanın tarih-numarasına atıf yapılmasıdır. Ticari faturada red/kabul mekanizmaları kullanılabilirken, temel faturada uygunsuzluklar ayrıca iade faturası ile düzeltilir.
KDV, tevkifat ve belge düzeni
- KDV: Orijinal işlemdeki oran ve matraha uygun yansıtılır.
- Tevkifat: İlk satış tevkifata tabi ise aynı oran ve kodlar esas alınır.
- Belge akışı: Fiziksel mal iadelerinde iade irsaliyesi düzenlenir.
- Zamanlama: Yasal süre ve içerik kurallarına uyum cezai riski azaltır.
Muhasebe ve stok etkisi: "Ters kayıt" mantığı
İade; gelir/masraf, KDV ve stok kalemlerini ters kayıt ile düzeltir. Satış gelirinin ve hesaplanan KDV'nin düşülmesi, iade edilen malın stoğa geri girişi gibi etkiler doğurur.
Kivi ile iade faturası neden kolay?
Kivi, GİB uyumlu e-belge altyapısını stok ve cari ile entegre çalıştırır. Gelen faturayı tek ekranda görür, ilgili cari/ürün/miktar ile eşleştirir ve İADE tipi faturayı otomatik hazırlar. E-ticaret ve banka entegrasyonları sayesinde iadenin tetiklediği ödemeler ve stok hareketleri tek akışta yönetilir.
Kivi'de iade faturası kesme (adım adım)
1) Gelen faturayı iade et (tek tıkla): Cari hareketler veya Gelen e-Faturalar ekranında faturayı seçin, "İade Et" komutuyla aynı ürün/miktar/fiyat ve KDV/tevkifat bilgileriyle otomatik taslak oluşur. Kısmi iade için iade edilmeyecek kalemleri taslaktan silebilirsiniz; Kivi orijinal fatura numarasını taslağa otomatik ekler. Muhasebe kaydı ve stok hareketi eşzamanlı güncellenir.
2) Kendin iade faturası oluştur: Satış ekranından veya Yeni e-Fatura bölümünden "İade Faturası" türünü seçin; cari, ürün ve tutarları girin, orijinal fatura no/tarih bilgisini ekleyin. Karşı tarafın e-Fatura göndermediği ya da manuel düzeltmenin gerektiği senaryolar için idealdir.
Mini kontrol listesi
- İADE tipi seçildi mi?
- Orijinal fatura numarası ve tarihi eklendi mi?
- KDV/tevkifat bilgileri orijinal satışla birebir uyumlu mu?
- Fiziksel iadelerde iade irsaliyesi düzenlendi mi?
- Muhasebe ters kayıtları ve stok giriş/çıkışları doğru işlendi mi?
Örnek senaryolar
E-ticaret kısmi iade: Müşteri siparişin bir kısmını iade eder; orijinal siparişe referansla kısmi iade faturası düzenlenir, ürünler stoğa geri alınır. Hatalı fiyat: Yanlış fiyatla kesilen fatura muhasebeleştiyse iade faturası + doğru fatura kombinasyonuyla kayıtlar düzeltilir.
İade faturası sadece "geri gönderme" değil; vergi, muhasebe ve stok dengesini doğru kurmanın ana aracıdır. Kivi ile bu adımlar tek ekranda, en az tıklamayla yönetilir.